Inwentaryzacja sprzętu IT w szkole: Czyli jaki program do inwentaryzacji w szkole wybrać?

Inwestycje w technologię informacyjną w szkołach nieustannie rosną, aby dostarczyć nowoczesne narzędzia edukacyjne, ułatwić procesy nauki ale i by zwiększyć komfort pracy administratorów IT. Zarządzanie sprzętem IT w szkołach wymaga nie tylko efektywnej organizacji, ale także precyzyjnego śledzenia, konserwacji i aktualizacji zasobów. W tym kontekście narzędzia do inwentaryzacji takie jak ITManager, Axence nVision i Eaudytor stają się kluczowymi elementami wspomagającymi proces zarządzania sprzętem IT w szkołach. Pytanie jednak, który program do inwentaryzacji w szkole nada się najlepiej?

Wyzwania związane z zarządzaniem sprzętem IT w szkołach

1. Rozproszenie zasobów

Szkoły posiadają różnorodny sprzęt IT – komputery, laptopy, tablety, drukarki, a także oprogramowanie edukacyjne. Zarządzanie tymi zasobami jest trudne, zwłaszcza gdy sprzęt znajduje się w różnych miejscach i jest używany przez różne osoby. Zwłaszcza gdy musimy dodatkowo włączyć do naszej inwentaryzacji rzeczy z poza IT takie jak samochody meble biurowe.

2. Konieczność śledzenia zmian

Niezmiennie aktualna lista zasobów IT jest kluczowa, ponieważ pozwala na śledzenie zużycia, napraw, zmian lokalizacji czy modernizacji sprzętu ale i ilości zużytych licencji używanego oprogramowania. To koniecznie pod kątem audytu legalności wiedzieć ile mamy wykorzystanych licencji.

3. Bezpieczeństwo danych

W szkołach, szczególnie w kontekście danych uczniów, bezpieczeństwo informacji jest priorytetem. Konieczne jest śledzenie, kto ma dostęp do jakiego sprzętu i jakie dane na nim są przechowywane. W kontekście programu do inwentaryzacji dla szkół mamy często pełny widok kto był i kto jest właścicielem danego sprzętu lub mówiąc prościej do kogo jest aktualnie przypisany.

Programy do inwentaryzacji sprzętu IT w szkołach

1. ITManager

ITManager to kompleksowe narzędzie, które umożliwia zarządzanie sprzętem IT oraz infrastrukturą. Czy nadaję się jako program do inwentaryzacji w szkole? Tak. Dzięki funkcji inwentaryzacji, można śledzić zarówno sprzęt, jak i zainstalowane oprogramowanie. Funkcja automatycznego skanowania sieci pozwala na szybkie znalezienie i zidentyfikowanie urządzeń, co znacznie ułatwia inwentaryzację. Pozostały sprzęt można dodać ręcznie.

2. Axence nVision

Axence nVision to innowacyjne narzędzie do zarządzania infrastrukturą IT, które oferuje między innymi możliwość inwentaryzacji sprzętu. Jego zaletą jest szczegółowe mapowanie sieci oraz centralizacja danych, co ułatwia zarządzanie zasobami i wykrywanie nieprawidłowości w infrastrukturze IT. Moduł inwentaryzacji świetnie się sprawdza jako pełnoprawny program do inwentaryzacji w szkole. Dodatkowym atutem jest aplikacja na telefon, która wspomaga inwentaryzacje w szkole.

3. Eaudytor

Eaudytor to narzędzie, które oprócz inwentaryzacji sprzętu IT, umożliwia także ocenę stanu technicznego i bezpieczeństwa infrastruktury informatycznej. To ważne, zwłaszcza jeśli szkoła chce upewnić się, że sprzęt jest w pełni funkcjonalny i spełnia wymogi bezpieczeństwa. Producent oferuję szeroko rozwinięte raporty.

Zalety programów do inwentaryzacji sprzętu IT w szkołach

1. Skuteczność i precyzja

Wszystkie wymienione narzędzia oferują możliwość automatycznego śledzenia i identyfikacji sprzętu i oprogramowania, co eliminuje ryzyko błędów ludzkich i zapewnia bardziej precyzyjne dane. Wszystkie mają również możliwość ręcznego dodania sprzętu, którego program do inwentaryzacji w szkole wykryć nie może (jak np. urządzenia offline czy meble/samochody/etc.)

2. Ułatwienie zarządzania

Dzięki centralizacji danych, programy te ułatwiają zarządzanie i monitorowanie zasobów IT. Informacje na temat zużycia, lokalizacji czy stanu technicznego są łatwo dostępne i aktualne. Możliwe jest też eksportowanie danych w formie cyklicznych raportów. Mamy też pełną rozliczalność licencji. To jedna z największych zalet programu do inwentaryzacji. Systemy na bieżąco wykrywają nowe instalacje pozwalając na łatwą rozliczalność.

3. Bezpieczeństwo danych

Dzięki możliwości monitorowania dostępu do sprzętu oraz danych, szkoły mogą zapewnić wyższy poziom bezpieczeństwa dla informacji uczniów i personelu. Mamy też pełny podgląd życia produktu. Wszystkie dokumenty jak gwarancje czy instrukcję mogą być bezpośrednio podpięte pod konkretny zasób.

Implementacja programu do inwentaryzacji w szkole

1. Analiza potrzeb

Wdrożenie programu do inwentaryzacji zaczyna się od dokładnej analizy potrzeb szkoły. Czy konieczne są zaawansowane funkcje, czy może wystarczy prostsze narzędzie do śledzenia sprzętu i oprogramowania?

2. Testowanie i szkolenie działu IT

Przed pełnym wdrożeniem programu ważne jest przeprowadzenie testów, a także przeszkolenie pracowników IT, aby zapewnić, że każdy umiejętnie korzysta z narzędzia. Wdrożenie testowe zawsze należy do tych darmowych i pozwala na przetestowanie na żywym organizmie zakładanej koncepcji. Jest też to czas w którym możemy wstępnie przeszkolić osoby korzystające z wybranego rozwiązania. Mamy też fizyczną możliwość zmierzenia kluczowych statystyk pokazujących oszczędność czasu, a co za tym idzie środków finansowych.

3. Integracja z istniejącymi systemami

Kluczowym elementem sukcesu jest również integracja programu do inwentaryzacji z istniejącymi systemami szkolnymi, takimi jak system zarządzania uczniami czy administracyjne systemy finansowe. Można tego dokonać dzięki wystawianemu API, skryptom, bądź przy użyciu dodatkowych technologii jak np. low-code.

Podsumowanie

Program do Inwentaryzacja sprzętu IT w szkołach to kluczowy element skutecznego zarządzania zasobami. Narzędzia takie jak ITManager, Axence nVision i Eaudytor oferują zaawansowane funkcje inwentaryzacji, które nie tylko ułatwiają śledzenie zasobów IT, ale również zapewniają bezpieczeństwo danych oraz ułatwiają zarządzanie infrastrukturą IT.

Z innowacjami w technologii informacyjnej można się spodziewać, że narzędzia te będą rozwijać się, oferując jeszcze bardziej zaawansowane funkcje, dostosowane do specyficznych potrzeb edukacyjnych. Wprowadzenie takich programów do szkół staje się więc nie tylko krokiem w kierunku usprawnienia procesów, ale również inwestycją w nowoczesne i efektywne zarządzanie zasobami IT.

Jeśli szukasz oprogramowania do inwentaryzacji w szkole, napisz do nas, a pomożemy dobrać rozwiązanie najlepiej pasujące do twoich wymagań:

Form

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Który program do inwentaryzacji dla szkół jest najlepszy?
   – Nie ma jednoznacznego wyboru. Wszystkie rozwiązania są dobre. Różnica pojawią się w momencie analizy potrzeb i tego co chcemy mieć dodatkowo w naszej infrastrukturze.
2. Jaka jest cena programu do inwentaryzacji?
   – Cena jest uzależniona od wielkości danej instytucji. Wszelkie wyceny są traktowane indywidualnie w zależności również od dodatkowych potrzeb danej jednostki. Zapraszamy do kontaktu byśmy mogli przedstawić możliwe warianty.
3. Jaka jest licencja każdego z programów do inwentaryzacji dla szkół?
   – Zazwyczaj producenci przewidują formę licencji wieczystej bądź subskrypcję minimum roczną.
4. Czy są zniżki dla jednostek edukacyjnych
   – Większość producentów przewiduję indywidualne ceny dla jednostek edukacyjnych.
5. Czy takie programy do inwentaryzacji dla szkół wymagają szkolenia?
   – Rozwiązania są intuicyjne. Zazwyczaj podczas testów udaję się poznać większość funkcjonalności związanymi z inwentaryzacją. Jest oczywiście możliwość szkolenia i pomocy z naszej strony
6. Czy program do inwentaryzacji dla szkoły musi być wdrożony przez zew. firmę
   – Nie. Nie ma takiego wymogu. Wspomagamy wdrożenia naszych klientów. Można jednak samodzielnie wraz z naszym nieodpłatnym doradztwem wdrożyć dane rozwiązanie.